Wikipedia:Community-Projektbudget/Geschäftsordnung Budgetausschuss

Geschäftsordnung für den Community-Projekt-Budgetausschuss

Die folgende Geschäftsordnung ist nach einem Beschluss des Präsidiums am 21. Februar 2012 in Kraft getreten.

Die Mitgliederversammlung des Wikimedia Deutschland e. V. hat am 19. März 2011 beschlossen, ein ständiges Community-Projektbudget zu etablieren. Hierdurch sollen Community-Initiativen zur Förderung Freien Wissens unterstützt werden. Über die Zuweisung von Fördermitteln entscheidet der Vereinsvorstand mit Präsidiumsvorbehalt auf Vorschlag eines Budgetausschusses, der nach den Maßgaben der Mitgliederversammlung gewählt wurde und für dessen Arbeit die nachfolgende Geschäftsordnung gilt:

1. Der Vorsitzende wird in der ersten Sitzung von den Mitgliedern mit einfacher Mehrheit gewählt. Seine Amtszeit beträgt 1 Jahr.

Begründung: Entnahme aus dem Beschluss der Mitgliederversammlung

2. Der Vorsitzende lädt zu den Sitzungen mit einer Frist von 14 Tagen ein und leitet diese. Der Einladung ist eine Tagesordnung beizulegen. Die Mitglieder des Ausschusses haben das Recht, weitere Anträge zur Tagesordnung zu stellen. Ergänzend können bei Bedarf Telefonkonferenzen einberufen werden; über die Ergebnisse aller Sitzungen und Telefonkonferenzen wird ein Protokoll angefertigt. Die Protokollantin bzw. der Protokollant wird zu Beginn der Sitzung von den Sitzungsteilnehmern gewählt.

Begründung: ordnungsgemäße Geschäftsführung im CPB

3. Alle Protokolle werden der Vereinsöffentlichkeit in geeigneter Weise (bsp. durch Veröffentlichung im Forum) und zeitnah (max. 1 Woche nach Protokollerstellung) durch vollständige Veröffentlichung zur Verfügung gestellt.

Begründung: laut A5 auf der 9. Mitgliederversammlung

4. Auf gremieninternen Antrag und Mehrheit der Mitglieder der Budgetausschusses können sensible Teile der Sitzung als vertraulich deklariert werden. Für diese entfällt die Veröffentlichungspflicht nach 3); Antrag mit Abstimmungsergebnis und Behandlung und die Begründung für die Vertraulichkeit müssen jedoch im Protokoll Erwähnung finden und als vertraulich gekennzeichnet sein.

Begründung: laut A5 auf der 9. Mitgliederversammlung

5. Die Veröffentlichung von als vertraulich eingestuften Punkten soll bei Wegfall des Grundes für die Vertraulichkeit nachgeholt werden.

Begründung: laut A5 auf der 9. Mitgliederversammlung

6. Beschlüsse des Ausschusses werden mit einfacher Mehrheit getroffen. Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der gewählten Mitglieder persönlich oder per Stimmbotschaft an der Abstimmung teilnimmt.

Begründung: Angesichts der von der Mitgliederversammlung bestimmten unterschiedlichen Zusammensetzung des CPB sollen Einzel- oder Minderheitenentscheidungen vermieden werden.

7. Für die Erstattung von Auslagen für Mitglieder des Budgetausschusses und eingeladenen Gästen gelten die entsprechenden Regelungen der Geschäftsordnung des Vereins.

Begründung: Gleichbehandlung

8. Mitglieder sind bei Anträgen, die von ihnen selber oder von mit ihnen verbundenen Mitgliedern/Institutionen gestellt werden, befangen. Sie dürfen an der internen Beratung des Ausschusses und dessen Beschlussfassung nicht mitwirken. Der Ausschluss von Mitgliedern an der Beschlussfassung wegen Befangenheit hat keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit des Ausschusses. Die Regelungen der Geschäftsordnung des Vereins über den Umgang mit Interessenkonflikten finden analoge Anwendung.

Begründung: Verhinderung von Interessenkonflikten und Einflussnahmen; Regelungen in der Geschäftsordnung des Vereins sind umfassend.

9. Der Ausschuss wird in seiner Arbeit von der Geschäftsstelle unterstützt.

Begründung: Erleichterung für Antragsteller und Ausschuss

10. Zur Erleichterung und Vereinheitlichung der Antragstellung werden vom Vorstand auf Vorschlag des Ausschusses Förderrichtlinien erlassen und der Umfang einzureichender Unterlagen festgelegt.

Begründung: Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

1. Anträge auf Förderung werden bei der Geschäftsstelle des Vereins eingereicht. Die Geschäftsstelle prüft die Anträge nach formalen Kriterien, nimmt ggf. bei Unklarheiten, insbesondere unvollständigen Unterlagen, Kontakt mit den Antragstellern auf und stellt die Unterlagen unverzüglich ins interne Arbeitswiki des Budgetausschusses. Die formale Vorprüfung durch die Geschäftsstelle ist ein Angebot und kann nur in Anspruch genommen werden, wenn die Anträge rechtzeitig vor dem Stichtag eingereicht werden. Anträge, die erst am letzten Tag eingereicht werden, können diese Vorprüfungsmöglichkeit nicht nutzen.

Begründung: Es soll vermieden werden, dass über Anträge aus formalen Gründen nicht entschieden werden kann. Erfahrungen des ersten Durchgangs zeigen, dass Antragsteller teilweise Unterstützung benötigen. Sobald die Anträge und Unterlagen im Arbeitswiki des Budgetausschusses stehen, können sie von den Ausschussmitgliedern bereits bearbeitet werden.

2. Der Budgetausschuss bestimmt aus seiner Mitte für jeden Antrag eine Berichterstatterin / einen Berichterstatter. Sie/er nimmt eine erste Begutachtung des Antrags vor, nimmt bei eventuellen inhaltlichen Unklarheiten Kontakt mit den Antragstellern auf und stellt ein Erstvotum ins interne CPB-Arbeitswiki. Soweit es anhand der eingereichten Unterlagen möglich ist, geben die Ausschussmitglieder im Arbeitswiki jeweils ein Kurzvotum zu den Anträgen ab. Der Ausschuss kann bei Bedarf weitere Auskünfte oder Unterlagen von den Antragstellern anfordern.

3. Im Rahmen einer Sitzung / einer Telefonkonferenz beschließt der Ausschuss über
3.1. im weiteren Verfahren zu berücksichtigende Anträge
3.2. im weiteren Verfahren nicht zu berücksichtigende Anträge
3.3. Zweifelsfälle

4. Den Antragstellern der unter 3.1 eingeordneten Anträge wird eine persönliche Vorstellung ihrer Projekte vor dem Budgetausschuss angeboten. Bei Zweifelsfällen (3.3) versuchen die Berichterstatterin bzw. der Berichterstatter und/oder der Ausschussvorsitzende formelle und inhaltliche Fragen umgehend mit den Antragstellern, der Geschäftsstelle oder dem Vorstand zu klären.

5. Einladungen erfolgen über die Geschäftsstelle.

Begründung zu 2.-5.: Verfahren beschleunigt die Bearbeitung und gewährleistet eine geordnete Kommunikation mit den Antragstellern.

6. Unmittelbar nach Abschluss der Präsentationen entscheidet der Ausschuss in nicht-öffentlicher Sitzung über die für eine Förderung in Frage kommenden Projektanträge und erarbeitet einen begründeten Entscheidungsvorschlag für den Vorstand.

Begründung: zeitnahe Entscheidung und Entscheidungsbegründung

7. Der Ausschuss trifft seine Entscheidungen unter Berücksichtigung der Förderrichtlinien. Soweit die Antragslage es qualitativ und quantitativ ermöglicht, sollen die geförderten Projekte die inhaltliche Vielfalt der engagierten Community widerspiegeln. Daher ist anzustreben, dass sich die jährlichen Fördermittel auf mindestens 8 verschiedene Projekte verteilen.

Begründung: Die Förderung von nur ein oder zwei Großprojekten könnte die Motivation der Community, sich mit kleineren Projekten zu bewerben, verringern. Es soll mit dem CPB die Vielfalt der engagierten Community gewahrt bleiben.

8. Die Ergebnisse des Ausschusses werden dem Vorstand umgehend zur Beschlussfassung vorgelegt.

Begründung: Der Vorstand muss seine abschließende Entscheidung kurzfristig treffen können, um die Antragsteller zeitnah zu informieren.

1. Der Budgetausschuss evaluiert seine Arbeit regelmäßig (jährlich).

Begründung:

2. Er erstellt nach jeder Vergaberunde einen umfassenden Bericht an den Vorstand und gibt eine Empfehlung zu Art und Umfang der anschließenden Veröffentlichung ab.

Begründung:

3. Alle Anträge zum Community-Projektbudget (CPB) sind nach Entscheidung durch den Projektausschuss und Übergabe an das Präsidium zu veröffentlichen. Die Förderrichtlinien werden entsprechend ergänzt. Abgelehnte Anträge können auf Wunsch der Antragsteller auch anonym veröffentlicht werden.

Begründung: laut Änderungsantrag auf der 9. Mitgliederversammlung